Ben jij een nauwkeurige en gestructureerde teamspeler die graag collega's ondersteunt bij het terugvinden van informatie? Sta jij bekend om je talent in het creëren van overzicht en ben je klaar voor een nieuwe uitdaging? Dan hebben wij de perfecte functie voor jou!
Als onderdeel van het dynamische projectsupportteam ben jij het kloppende hart van de afdeling. Jouw voornaamste focus ligt op het beheren van informatie en het archiveren van belangrijke documentatie. Onze opdrachtgever is volop bezig met het digitaliseren van het archiefbeheer, en hierin staat jou een mooie uitdaging te wachten. Samen met het team werk je aan de succesvolle uitrol van het nieuwe digitale archiefsysteem, zodat waardevolle informatie makkelijk teruggevonden kan worden door jouw collega's.
Daarnaast fungeer je als het centrale aanspreekpunt van de afdeling en vervul je een verbindende rol binnen het team. Je zorgt ervoor dat alle projectgerelateerde stukken zorgvuldig worden opgesteld, verzameld en vastgelegd, en je bewaakt dit proces totdat het project financieel is afgesloten. Door jouw proactieve aanpak en gestructureerde werkwijze draag je bij aan de efficiënte en soepele voortgang van onze projecten.
Jouw taken:
- Het registreren en het archiveren van verzamelingen archiefdocumenten en -bestanden in het daarvoor bestemde digitale systeem. Hier ligt wat achterstallig werk zoals projecten vanuit het oude SharePoint en een papieren archief;
- Het archief gestructureerd en geordend beschikbaar maken én zorgen dat dit toegankelijk is & blijft voor anderen;
- Het ondersteunen van de projectteams op het gebied van informatiebeheer en administratieve taken, zoals het verstrekken van de documenten, bijvoorbeeld uit het archief aan de projectteams;
- Klantportaal projecten aanmaken en beheren, mutaties in de projecten doorvoeren en het actueel houden van de rechten;
- Beheren van Projectsupport mailboxen;
- Het samenstellen, opstellen en verwerken van offertes, eindafrekeningen en inkooporders;
- Ondersteunen bij BIM360 projecten archiveren, aanmaken en beheren, mutaties in projecten doorvoeren en het actueel houden van de rechten;
- Meedenken in het verder optimaliseren van de inrichting van de administratieve processen en toezien op correcte naleving.
Je bent flexibel en werkt makkelijk samen met anderen. Positief-kritische feedback geef je en ontvang je graag. Als spin in het web ben je iemand die vlot kan schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je ziet het werk liggen en weet precies waar ondersteuning gewenst is. Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en zoekt graag de samenwerking op. Natuurlijk werk je zeer nauwkeurig en gestructureerd waardoor je altijd in staat bent de juiste informatie/output te leveren. Je werkt zelfstandig en komt gevraagd en ongevraagd met initiatieven en adviezen ter verbetering van de projectadministratie.
Verder:
- MBO werk- en denkniveau, voorkeur voor een opleiding op gebied van informatiebeheer of administratie;
- Kennis van online informatie-uitwisseling systemen zoals Sharepoint en BIM360 is een pré.
- Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare archiveringsfunctie is een pré;
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
- Je hebt kennis van MS Office en kan goed overweg met Excel;
- Kennis van Navision of een vergelijkbaar ERP systeem is een pre;
- Je kunt positief en energiek omgaan met wisselende omstandigheden die de werkzaamheden beïnvloeden;
- Resultaat- en oplossingsgericht zonder de flexibiliteit te verliezen;
- Onder tijdsdruk en met een strakke planning kunnen werken.
Wij bieden je een inspirerende no-nonsense werkomgeving en marktconforme arbeidsvoorwaarden. Binnen deze opdrachtgever is er volop ruimte voor zelfontplooiing en is een zelf proactieve inbreng welkom.
- 25 vakantiedagen en 5 extra roostervrije dagen rondom feestdagen bij een fulltime dienstverband;
- Salaris tussen de € 2000,- en € 2400,-;
- Pensioenregeling;
- Laptop & reiskostenvergoeding;
- Mogelijkheden om opleidingen te volgen en goede doorgroeimogelijkheden;
- Informatieve kwartaalbijeenkomsten met directie en medewerkers en daarnaast ook een actieve personeelsvereniging;
- Een tijdelijk contract met uitzicht op een vast contract.
- Een informele, platte organisatie die zich bezighoudt met de laatste ontwikkelingen op alle vlakken.